書類の保管

設計事務所は主に建築士法に基づき、その業務を行い、報酬を得ます。設計事務所や建築士の不正や誤りが多く報じられる時代になって久しいのですが、そのたびに建築士や建築士事務所に対しての条文が増えています。その一つが、帳簿と図書の整備と保管です。
　昔から、設計事務所は、１つの物件が竣工したあとでも、図面や構造計算書を「宝だ。」と言い、保管しているところがほとんどでした。しかし、契約書や打合せ記録などの関係書類は結構早くに廃棄していたと思います。法改正した現在では、設計や監理の帳簿および図面は15年保管の義務があります。かつ、保存する図書は「原本性の確保」を求められます。

　関係書類は大変な量になっていきますので、紙だけで保管するのは限界になってしまいます。（うちは開業したばかりだから関係ないけどｗ）そこで、「原本性」という原本だけではないというような表現が書類の電子化を指します。これが、ものすごく曲者です。原本をスキャンしたらいいのだと思っていたのですが、どうやらそうでは無く、PKI（Public Key Infrastructure: 公開暗号鍵技術を利用した認証基盤）いわゆる電子署名が必要になります。
　電子署名は電子署名法という法律があり、特定認証指定機関があるそうです。もちろん、ただでその機関が電子署名の証明をしてくれるわけではなく、有償です。さらに、15年間有効なものではなさそうです。。。

　そうなってくると、「原本性の確保」を個人事業主の事務所で行うには、紙で保管したほうがよさそうな雰囲気となってきたので、原本で保管することにします。保管する義務があるのは、帳簿と図書です。帳簿は各年度ごとにまとめた業務概要書のような書類で、図書は図面・構造計算書・監理報告書が該当するようです。

　計画図面、積算関係書類、打合せ簿、写真などは原本性の確保からは除外されているようなので、データで保管します。現在、家で使っているＮＡＳ（ネットワークハードディスク）がＲＡＩＤマシーン（２個のハードディスクに同じデータを保管）にしているので、安心していたのですが、子供も使えることを忘れていました！
　そこで、共有しないＮＡＳを買いました。ＲＡＩＤではなく、外付けHDD２台とPCのＤドライブ（すべて２TB）なので、３台で交互にバックアップを取ることにします。なんか、アナログ・・・。
　データが増えたらＲＡＩＤ可能なものに買い換えすることにします。

左はルーター、２台のHDDは１台は既存品で１台を新規購入。 このルーターは古く、HDDをUSB接続し、NAS化します。まだ、HDDは接続していません。もう１台PCを注文しているので、その１台が来たら繋ぎます。